Подтверждение доставки груза: что фиксировать после разгрузки

Согласуйте порядок до выезда

Определите, кто принимает груз и как сообщает результат. Уточните, где хранится подтверждение получения груза и кто проверяет его перед закрытием заявки.

Для водителя подготовьте короткий список обязательных сведений. Если на одном адресе несколько заказов, подтверждайте каждый отдельно. Документы по рейсу также связывайте с соответствующей заявкой, а не только номером машины.

Что записать после приёмки

В рабочей записи нужны:

• Номер заявки и точка доставки.
• Фактическое время прибытия и завершения приёмки.
• Принятый объём: места, единицы или другая согласованная мера.
• Результат: принято полностью, частично или отказано.
• Замечания и способ подтверждения получателем.
• Источник сообщения и время его передачи.

Не заменяйте фактическое время моментом отправки сообщения. Если водитель завершил приёмку в 14:20, а сообщил в 14:45, сохраните оба значения: они отвечают на разные вопросы.

Отдельно фиксируйте расхождения

Учебный пример: по заявке нужно доставить десять мест, получатель принял восемь, два вернул из-за повреждения упаковки. Статуса «доставлено» недостаточно.

Укажите принятое и возвращённое количество, замечание получателя и дальнейшее действие. Назначьте ответственного, который согласует возврат или повторную доставку, и срок следующего контакта.

Если делаете фотографии, свяжите их с номером заявки и поясните, что они показывают. Не отправляйте снимки без контекста в общий чат. Фотография сама по себе не заменяет согласованный порядок оформления и подтверждения.

Не включайте в общедоступную переписку лишние персональные данные получателя. Доступ к материалам должен быть у сотрудников, которым они нужны для работы.

Проверьте результат перед закрытием

Логист сопоставляет заявку и фактическую приёмку: совпали ли адрес и количество, есть ли подтверждение, назначен ли ответственный по расхождениям.

Не закрывайте весь рейс по подтверждению одной точки. Если груз принят, но часть документов ещё ожидается, разделите результат доставки и состояние документов. Команда должна видеть, что именно осталось сделать.

Как подтвердить доставку груза без поиска по чатам

Выберите одно место учёта и единые номера заявок. Сохраняйте рядом результат, подтверждения и незакрытые вопросы. Инструмент может быть разным; важны доступность записи и понятный ответственный.

Эта инструкция дополняет правила контроля доставки. Чтобы обсудить свой процесс, откройте страницу ГРУЗАП для грузоотправителей.